Il ressort d’une étude impliquant 457 dirigeants de TPE et PME en France, réalisée au cours du premier trimestre 2012, que les petites et moyennes structures envisagent de repenser leur processus d’achat.

Un peu plus des trois quarts des patrons de PME affichent leur intention de se rapprocher d’une organisation collective dans ce sens.

Acheter est une fonction majeure

La fonction Achat concentre une forte valeur ajoutée. Son impact sur l’avantage concurrentiel d’une entreprise est significatif :

• Négocier efficacement permet d’accroître les marges d’exploitation ;
• Rationaliser les choix améliore la qualité globale ;
• Sélectionner les bons fournisseurs sécurise les processus d’activité.

Si une veille rigoureuse et permanente sur l’évolution technique, économique et environnementale de l’offre est nécessaire, elle est aussi fortement chronophage, énergivore et contraignante de technicité !

Une mutualisation des achats par le biais d’un service externalisé s’avère ainsi être une solutions bénéfique car elle intègre une compétence nécessaire sans contrainte de charge fixe.

Le cas des frais généraux

La gestion des frais généraux est complexe car elle concerne quotidiennement des dépenses anodines en première analyse, lesquelles alimentent toutefois l’un des deux postes principaux de dépenses dans l’entreprise !

Certaines lignes de dépenses (fournitures de bureau, téléphonie, énergie, locations d’équipements…) peuvent peser jusqu’à 15% du chiffre d’affaires des entreprises de petite taille.

Leur poids sur la rentabilité est donc plus que significatif et mérite une réelle attention que peu de dirigeants ont les moyens de soutenir compte tenu de leur disponibilité et ou de leur formation. Déléguer la partie Achat est donc un axe majeur de professionnalisation dans la gestion des frais généraux au sein des PME.

Le cas des achats techniques

Les achats de matières premières ou d’équipements de production conditionnent directement l’activité des entreprises qui fabriquent, transforment ou assurent une maintenance. Ce volet de la fonction Achat touche davantage à l’activité de base et au métier technique. Il est inconcevable d’imaginer qu’un dirigeant ne puisse pas avoir la maîtrise des achats stratégiques, mais il est aussi fréquent de constater que l’absence de disponibilité ne permet pas une totale objectivité décisionnelle.

Certaines organisations comme ACEOSnotamment assistent judicieusement les achats techniques tout en permettant aux dirigeants de garder intégralement la main sur la définition du cahier des charges. Le concept “les meilleurs choix au meilleur prix” devient ainsi la base d’un avantage concurrentiel pour les PME qui l’utilisent.

Quels potentiels de gains ?

• Un gain immédiat se matérialise par une économie substantielle de temps et d’énergie au sein de la fonction Achat. Ce temps libéré bénéficie naturellement à l’optimisation organisationnelle.
• Un autre gain significatif est d’ordre financier car la réduction attendue des coûts est largement supérieure au coût d’une adhésion aux groupements d’achats compétitifs.
• L’entreprise qui opte pour une telle organisation gagne également en sécurisation car elle acquiert aussi une dimension « grand compte » par le biais du groupement auquel elle adhère.
• Enfin, un gain est également généralement constaté en terme de qualité dans la réponse des achats aux besoins dans l’entreprise.

Sur quels critères choisir son groupement d’achats ?

Le montant de l’adhésion.

L’objectif premier doit être un gain sur les dépenses. Il est donc important que le montant de l’adhésion puisse être compensé par l’économie réalisée en considérant que même si le montant de l’adhésion s’équilibre avec celui des économies, l’entreprise adhérente sera encore gagnante sur le plan de l’efficacité et de l’organisation générale.

La qualité du service

La sélection des fournisseurs, la pertinence des accords cadres ainsi que la réactivité dans la relation client sont autant de gages de professionnalisme.

La présence d’un correspondant local

Avoir à proximité un interlocuteur disponible est toujours appréciable lorsqu’il peut s’agit d’étudier des situations spécifiques ou la mise en place de partenariats de qualité. Les groupements qui disposent de relais départementaux ou locaux prouvent certainement ainsi leur volonté d’être proches de leur adhérents.

La durée de l’engagement

Partant du principe qu’une organisation trop captive craint votre départ, une préférence légitime ira vers les groupements qui vous laissent libres de vos mouvements car ceux là sont confiants dans leur capacité à vous satisfaire !

Les services associés

Certains groupements proposent de réels avantages annexés à la fonction Achats. Les avantages offerts aux salariés des adhérents dans le cadre d’un Comité d’Entreprise mutualisé, ou l’opportunité de valoriser une activité par le biais d’un réseau d’affaires sont des points à considérer avec le plus grand intérêt car ils contribueront au bon climat social et au développement des ventes au sein des entreprises adhérentes.